【新社会人必見】大人数会議や2時間以上の会議。発言しない会議は無駄です。効率的ない会議をする為に。

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こんにちは、まつマンです。

これから社会人になるにあたり、会議に出席する機会が多くなると思います。そこで、社会人歴18年の私が無駄だと思う会議の例を挙げていきたいと思います。その会議に該当したら無駄や非効率だと思ってください。

会議に対してどう取り組むべきかは以下の記事でも発信しています。是非読んでみてください。

無駄な会議の例

  • 2時間以上やる
  • 会議の目的が決まってない
  • 話す人が決まってて、話さない人が多数
  • ちょっとした会議でも会って話そうとする

が代表的な無駄な会議です。1つづつ詳しく話していこうと思います。

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2時間以上やる会議

人に集中力は長くても1時間半程度です。2時間以上やっている会議はどんな会議でも非効率だと思います。何か意見を言い合う会議ならなおさらです。議題に関係ない人は退席する。お茶やお菓子で途中休憩を入れて一度リフレッシュする。など長時間をのりきる為工夫をすべきです。

じゃないと、「長いなこの会議・・・」「早く終わらないかな・・・」等、会議に対して後ろ向きなモチベーションになり、良い意見が出てくるサイクルが生まれません。

2時間やる場合は議事録も大事です。長時間の会議で決まった事を明確にしておきましょう。

会議の目的が決まってない

これが最もヤバいです。会議の目的は何なのか?ブレストしたいのか、情報共有したいのか。判断をしてほしいのか。意思決定したいのか。それすら決まってないのであれば、会議を居やる意味がありません。時間の無駄です。この場合、主催者が悪です。主催者は事前に何のためにやるかを参加者にメールで共有しておくぐらいはできますよね?

やらないなら、現場は会議を手抜きする主催者に付き合う時間はありません。

この会議はなんのためなのか。を主催者は最初に提示するべきです。

自分が主催者ではない場合は、1枚紙作って会議で話す議題を箇条書きでまとめて主催者に提示してみましょう。もしその内容に間違いがあっても、それを修正して正しい報告良いく基礎を築くことが出来ます。そうすると、会議の効率が圧倒的によくなります。

話す人が決まってて、話さない人が多数

この場合は話さない人が悪です。ブレストする会議で話さないのは存在する意味がありません。会議で話さない人はやる気がないのでしょうか。サラリーマンの評価は会議の発言や振る舞で決まります。やる気がない、会議を自分事化できないなら会議の場を離れ、家に帰って寝た方がマシです。

また話す人や、主催者が発言しない人に発言を求めるなど、発言しやすい状態を作ることも大事です。性格的に前に出れない、言いたいことがあるけど1歩踏み出して発言しづらい。というのを拾ってあげるのも主催者の役割です。

ブレストの会議は色んな人の意見を集約することも大事なので、積極的な意見交換ができる環境作りをしましょう。

ちょっとした会議でも会って話そうとする

これは主催者や権威者の意思が入るので、現場はどうすることも出来ないかもしれません。10年前なら会議は会ってするものだ。というのが前提でしたが、今はインターネットで、テレビ会議で海外の人とも簡単に会議が可能です。しかし日本ではいまだに会って話そう文化が根強いですね。

会議に出る為に外出して会議場所につくまで往復2時間かかるとしたら、テレビ会議にすればその2時間を別の業務あてる事が可能です。とても効率的だと誰が見てもわかるはずなのに何故か世の中への浸透スピードってめちゃくちゃ遅いですよね。

デジタル機器を活用すればもっと会議は効率化できます。

今会議の場所まで片道1時間以上かかっているなら2回あるうちの1回はテレビ会議にしませんか?今の状態とほぼ遜色ない会議が進行できると思います。

会議に出るこれは日本の会社では不可避です。昔ながらの風習で参加しなければならない。毎週1回は片道1時間かけて訪問している。など慣習があっても思考停止せず常に効率的に会議を進行する意識を持ち、それを提案する姿勢を持ちましょう。

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