今から実践すべき正しい部下への指示方法。伝えるときは背景から伝えるべきです。

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こんにちは、まつマンです。


今日は指示の仕方について話していこうと思います。部下や周囲に仕事を伝える際、タスクだけ伝えていませんか?「◯◯をやっといて。」だけ言い放ち、あとは上がってくることを待つだけ。

ちゃんと伝えたつもりになってたけど、いざ上がっているものを見たらダメダメな資料が上がってきた…そんな一度はある経験をなんとかしたい人に読んで欲しい内容です。

そのタスクの背景を伝えましょう。

「〇〇やっといて。」だけの依頼では思った以上の成果物が上がってくることは99%ありません。思ったものか、それ以下の成果物が上がってきます。依頼者によい成果物を上げてもらいたければ、あなたの依頼の仕方が悪いので、変えなければなりません。

では以下ではどうでしょう?

「A社の纏め資料作っておいて。」 と

「今こういう仕事が進んでいて、次は社内で打ち合わせする状況。打ち合わせで初見の人も居るからA社のまとめ資料を作ってほしい。ゴールはA社の情報を打ち合わせ出席者が理解することだよ。当日は紙に出力して説明するよ。」

確実に後者の方が創意工夫が生まれますよね。初見の人だったら、テキストで羅列するよりも画像があった方がいいな。とか、社内の人だったら作りこまなくても要点だけ纏めればいいか。など

アウトプットのイメージも付きやすくなりますよね。依頼事の背景をちゃんと伝える事で本人が考える余地が生まれてくるのです。前者ではホームページの説明文をコピペして、テキストだけで資料作ってくる可能性あります。

 

アウトプットの品質が悪いのは依頼者のせいです。

依頼者は大体こういう言い訳をします。

「全部説明しちゃうと考えなくなるから、要点だけ伝えたんだ」「相手がどんなものを上げてくるのか見てみたかった」等々、、私からしたら無能でしかありません。背景を伝える事は最低限事だと思ってますし、タスクだけ伝えるのは失礼です。

むしろ依頼を受ける側の成長を考えていなく、自分の都合のいいように使いたいだけ。とも読み取ってしまいます。

もし本当に上記の言い訳の通りなら、依頼者にその旨も伝えるべきだと思うんですよね。今回の依頼はこういう意図があるよ。だから考えてほしいんだ。と。それを伝えずに相手が自主的に資料の品質向上を目指した所で、資料に余計なものを盛り込んだり(パワポでアニメーションつけちゃうとか)、方向性がずれてたり、無駄な工数を発生させる要因になってしまう事を把握しておきましょう。

相手が上げてきたモノにまず感謝する事。

「は?ナニコレ」的なリアクションは1000%NGです。まずは依頼したモノに対して感謝の意を伝える事。甘いと思われるかもしれませんが、全て厳しくしてついてくる新人は今の時代どれだけいるでしょうか?昔よりも厳しさへの耐性がなくなっている気がしますし、相手によって依頼者の反応を変える必要があると思いますよ。

画一的な指導方法では、成長する人としない人の差が出てきますし。依頼者も今の時代に合った依頼の仕方を柔軟に対応していく必要があります。昔はこうだった、俺はこうされていたという時代錯誤の指導方法はバッサリ捨ててください。

依頼の仕方は「ならしか」です。

ならは「この仕事は君ならできる」

しかは「この仕事は君にしかできない」

この言葉を多用しましょう。相手への印象は格段に変わってくると思います。松岡修造も「君ならできる」を多用してます。相手を認めて大事な存在なんだという事を伝える魔法の2文字だと思います。

まとめ

どんな会社でも 部下への指示指導は発生します。過去の成功体験に縛られた画一的な指導方法はやめ、柔軟な対応を指導者は取り入れていきましょう。

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