仕事でメールの使い方。即レスは必須だけどメールのみのコミュニケーションはオススメできません。

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こんにちは、まつマンです。

仕事でメールを皆さん使うと思いますが、メールって便利ですよね。送付したという証明にもなるし、電話で聞きづらい事をメールで伝えたり、電話みたいに相手に時間泥棒もされず見たい時に見れるのもメールのメリットです。ですが、メールでのコミュニケーションのみになるのはオススメ出来ないと考えます。それについて今日は話していきたいと思います。

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基本は即レスです。

私は即レスを心がけています。これは相手にメール見たよ!を伝える為です。最近は「いいね」ボタンがあるメールツールもなるので、いいねボタンだけでも押すようにしています。目的はメール見た事を相手に伝えるなので、 返信内容は「了解です」だけでもOKです。

送付した相手は送付後メール見ているかな?という不安は必ずあると思います。それに答えてあげるのです。即レスは相手の気持ちを汲み取っている行為でもあります。

特に相手の人となりを知らなかったり、面識がない人とのメールやり取りの場合は即レスは印象良く伝わります。

よくメールだけでコミュニケーションするな、相手に会え!電話しろ!つながらなければメールだ!まずは相手に会うことが大事だ!と説教じみた事を言う人も居ますが、電話や会って話すと相手の時間を奪う事になるので、 私はメールコミュニケ―ションでもOKだと思っています、要は使いどころです。

メールはエビデンス(証拠)として活用

トラブルになった際にメールはその証拠として活用できます。

特に言った言わないのトラブルになる場合はメール送付の履歴を相手に見せれば、「送ってるからちゃんと伝えているよね。」といえるのでトラブル回避に繋がります。相手が非協力的だったり、クライアントだったりする場合はメールでのコミュニケーションを多用し、伝えた事を証拠として残しておいた方がベストです。

最近は受注発注のエビデンスはメールが中心ですよね。メールはコミュニケーションツールでもあり、コミュニケーションを取った証拠としての活用できるのです。

完ぺきを目指さない

メールが遅い人は返信内容を考えてから返そうとしている人が多い気がしますが、考えなくてOKです。返信した後に考えれば良いのです。完ぺきにやる必要はないです。

コミュニケーションなので、返信1通目は相手が伝えたことを「了解した」という事だけ伝わればOK。2通送っても良いのです。

メールはTPO

コミュニケーションなので、やり取りのすべてをメールにするのは難しいです。確認1つで、メール打つ暇があるなら、電話した方が解決が早いケースもありますし、距離が近いなら直接話した方が良い場合もあるでしょう。先ほども話しましたが要は使いどころです。

発注や意思決定など重要な場面はメール必須ですが、普段のコミュニケーションはTPOに合わせたメール活用をオススメします。

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