議事録を取る目的と意味を考え、書き方のコツ、ポイント4選!

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意外と大事な議事録という存在

こんにちはまつマン(@matsuman3)です。

私は議事録を書くことは周りをコントロールして行けると考えています。

いきなり何言ってんだ?と思われるかもしれませんが、

古来、どこかの国では書記長が1番偉いように、

ものを書き起こす大事さがちゃんと

尊重されていたにもかかわらず、

現在日本においては若手に

「おい!若手!議事録書いといて」と

ぞんざいに扱われるポジションに

なってしまった思います。

ですが、これには「違うぞ!」とモノ申したいです!

会議と資料は必須セットです。

日本企業は良くも悪くも「会議」という

人の総意を得て物事が決まっていくからです。

これには文字を落とし込んだ資料をもとに話し合い、

皆の合意を取りアクションへと繋がって行きます。

日本の会議には「資料」が必要です。

そこには必ず「資料」が必要になってきます。

そこで作られる資料のベースが議事録から生まれるものだとしたら、

会議の方向性を議事録がコントロールする

影響があるのでは無いでしょうか。

議事録で与えられる影響は軽微だと思います。

ですが、その僅かな力でも続けていけば

曖昧なもの事を緩やかに

自分の都合の良い方に持っていく事が出来ると思います。

例えば

・締め切りのタイミング

・作業者の明記などの役割分担

・費用面のエビデンス

など、

作業者が曖昧ならそれを相手に

押し付けることも極論可能だと思います。

議事録の内容が大筋あっていれば

過去の経験上、

「そして書かれた事を違うだろ!」と

面と向かって細かいところを

否定してくる人もあまりいない気がします。

議事録って「新入社員の雑用」みたいな捉え方する向きもあるかもしれないけど、どこが雑用??って思う。
言った言わないをなくすのは基本中の基本として、リアルタイムで議論のポイントを可視化するのって、スピードと質の両立が求められて意外と頭使うのよな。

— 綱嶋 航平 / Tsunashima Kohei (@tnsm0223) January 31, 2019

会議のときはアジェンダをモニターに映して議論をまとめながら議事録をその場でガシガシ取っていって、会議の終了と同時に議論の経緯と次回のToDoも整備された状態で共有するんだけど、メンバーに「いつもすごい助かる」と言われてけっこう嬉しかったなー。言われて初めて気づく自分の得意があるね。

— 綱嶋 航平 / Tsunashima Kohei (@tnsm0223) January 31, 2019

他社の友人から聞いた話で「完璧な議事録」を書くためにWordとにらめっこして、上司に確認もらったら細かいインデントとか修正されて差し戻しされて、それで新人が残業してるとか。
些末な書式を気にするより、議論の全容とNextActionを関係者に素早く共有して機動的に動ける態勢に導く方が先決では…

— 綱嶋 航平 / Tsunashima Kohei (@tnsm0223) January 31, 2019

1名のツイートを3つ載せましたが、

どれもめちゃくちゃいいことを言ってるなーと思い、

載せさせていただきました。

つまり議事録はついでに行われる様な仕事ではなく

・会議の進行ログを残し、

・参加していない人にも内容共有され

・言った言わないのリスクをなくし

・誰が何を行うかを明確化

できるものだと思います。

議事録で大事なポイント4つ

例えば、議事録の内容を箇条書きにすると

大事な項目は、

・参加者、日時

その会議にだれが参加していつ開催されたのか。

・打ち合わせの目的確認、

なんの為に会議を行っているのか、

報告なのか、相談なのか、共有会なのか目的明確にする事。

・議事内容

誰が何を話したか、全てを書き起こす必要はありません。

内容が分からなければあとで周りに聞いて補足すればいいです。

大事なのは、会議で決まった決定事項と、ToDoの整理です。

これだけは聞き逃してはいけないポイントです。

・次の開催までに行う各自のToDoの明確化

ToDoが出たらその内容と期限を明示してください。

が主なアジェンダですかね。

それをスピード感をもって行い、共有していく事が大事だと思います。

会議が追わった30分後には議事録として参加者・関係者に

メールで送付するぐらいがベストです。

これから議事録を書くであろう人たちへ。

新人が仕事に取り組み

議事録を書けと言われている時期かもしれませんが、

議事録を書くのはチャンスだと思った方が良いです。

この記事を読んで前向きな気持ちで

議事録を取ってもらえたらなと思います。

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